A tout moment votre entreprise peut faire l’objet d’un contrôle de l’Urssaf. Comme beaucoup de dirigeants, vous redoutez cette opération et ses conséquences possibles. En étant bien préparé, organisé et réactif vous éviterez les erreurs et maîtriserez au mieux la situation.
Vous venez de recevoir l’avis de contrôle. Plutôt que de paniquer ou de vous décourager à l’avance, mettez à profit les quinze jours dont vous disposez avant la visite du contrôleur pour vous informer et vous préparer.
Sachez que deux types de contrôles peuvent se dérouler en parallèle : sur place dans vos locaux et sur pièces dans les bureaux de l’Urssaf ou des caisses en charge du recouvrement si votre entreprise compte moins de 9 salariés.
1. Organisez-vous
- Pour un contrôle sur place, prévoyez un endroit à la disposition du contrôleur pour travailler,
- désignez dans l’entreprise un interlocuteur unique : il sera votre relais auprès du contrôleur et jouera le rôle de coordonateur en interne,
- sensibilisez les salariés qui peuvent être sollicités par le coordonateur à la suite de demandes spécifiques du contrôleur : ils devront agir très vite,
- si besoin, faites appel à un expert extérieur mandaté à cet effet pour vous conseiller,
- revoyez vos priorités de travail pendant cette période, pour limiter la gêne occasionnée au quotidien sur votre activité et celle de vos salariés,
- libérez-vous pour recevoir vous-même le contrôleur lors de sa première visite.
2. Anticipez les demandes
- Préparez à l’avance tous les documents sociaux, fiscaux, juridiques qui feront l’objet du contrôle,
- recherchez les points susceptibles de générer un redressement : avantages en nature, frais professionnels, mesures d’exonérations des charges patronales, transactions,
- si vous détectez d’éventuels risques, préparez vos arguments.
3. Suivez le déroulement du contrôle
Faites régulièrement le point avec le contrôleur : en prenant connaissance de ses constatations au fur et à mesure de l’avancée du contrôle, vous pourrez échanger, répondre à ses remarques, donner des éclaircissements, apporter des pièces complémentaires. Un moyen de désamorcer à l’avance des situations potentiellement litigieuses.
4. Après le contrôle, réagissez vite
- Vérifiez la lettre d’observation : mentions obligatoires, observations, manquements éventuels constatés, mesures financières (remboursement ou redressement),
- si vous contestez les conclusions, mettez au point une stratégie tenant compte des délais imposés ainsi que des majorations qui démarrent après la mise en demeure de payer et s’appliqueront si vos recours n’aboutissent pas,
- si vous payez les sommes demandées, respectez les délais.
5. Préparez un plan d’action pour l’avenir
- Tirez les enseignements du contrôle Urssaf pour poursuivre vos bonnes pratiques et améliorer celles qui en ont besoin,
- définissez clairement les mesures correctives et les procédures à mettre en œuvre,
- fixez un calendrier de réalisation avec vos services paie et comptabilité et respectez-le,
- mettez en place des points de contrôle réguliers pour éviter de nouvelles erreurs.
Ces mesures vous mettront en conformité avec la loi, vous épargneront d’autres pénalités et vous permettront de faire face sereinement à un prochain contrôle… Car, comme le dit le proverbe : « Mieux vaut prévenir que guérir ».
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