Le mode d’information s’élargit

L’Urssaf n’est plus obligée de vous aviser d’un contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut désormais utiliser tout moyen lui permettant de vérifier la date de réception de l’avis. Une condition : vous informer au moins quinze jours avant la première visite du contrôleur.

Plus de contrôles « surprise », sauf en cas de soupçons de travail dissimulé.

Le contrôle sur pièces : périmètre étendu

Il concerne désormais les dirigeants et travailleurs indépendants de moins de 11 salariés (contre 9 avant le 1er janvier 2017).

« La Charte du cotisant contrôlé » : des règles claires

L’Urssaf a réuni dans « La Charte du cotisant contrôlé » les informations à connaître si vous êtes soumis à un contrôle. Vous y trouverez les différents modes de contrôle, les procédures appliquées pendant et après la visite des inspecteurs, ainsi que vos droits et obligations. Ce document est opposable à l’Urssaf.

Votre avis de contrôle contient le lien internet vous permettant de consulter et télécharger la Charte. Vous pouvez par ailleurs demander qu’on vous l’expédie.

La lettre d’observations : obligatoire et motivée

Après le contrôle, l’inspecteur vous adresse une lettre d’observations. Elle mentionne l’objet du contrôle, les périodes concernées, les documents qu’il a consultés et la date de fin de la procédure. A défaut de ce document, le contrôle peut être déclaré nul.

Le contrôleur doit détailler et motiver chaque point de redressement, indiquer le montant demandé, le mode de calcul et les pénalités éventuelles.

Vous avez 30 jours pour répondre. Procédez point par point, en ajoutant, le cas échéant, des documents complémentaires pour étayer vos arguments. Le contrôleur est alors obligé de vous répondre à son tour.

Une mise en demeure plus précise

Si vous faites l’objet d’un redressement, l’Urssaf vous le notifie par une mise en demeure. Elle détaille les causes, les montants et les périodes affectées, mais aussi vos échanges de courriers et les rectifications de montants justifiés par votre réponse à la lettre d’observations.

Le délai de recours s’allonge

Vous pouvez contester la décision du contrôleur auprès de la Commission de recours amiable (CRA) de l’organisme de recouvrement.

Si vous avez reçu une mise en demeure après le 1er janvier 2017, vous disposez désormais de deux mois pour saisir la CRA, au lieu d’un mois auparavant.

Chacun le sait, la paie est un sujet sensible. Une seule erreur et les conséquences peuvent être sérieuses pour l’employeur : conflit avec les salariés, redressement de la part des organismes sociaux, perte financière. La vigilance est donc de mise.

Paramétrer et automatiser la paie

Les logiciels spécialisés devront être maîtrisés par le gestionnaire de paie mais également  par au moins un autre utilisateur, de manière à sortir la paie en toutes circonstances.

Le paramétrage de la paie est la première étape à mettre en œuvre. Il consiste à renseigner de nombreuses rubriques dans l’outil. En voici quelques-unes :

● les informations sur l’entreprise et ses établissements : convention collective, périodes de paie, données bancaires, DADS-U… S’y ajoutent les données chiffrées sur chaque catégorie de personnel : salaires de base, modalités de calcul de l’ancienneté ainsi que des primes mensuelles ou non, des retraites…

● les données relatives à chaque salarié : identité, situation de famille, postes occupés, catégorie, affectation à une convention collective, ancienneté, contrats, régimes, données bancaires…

Il faut ensuite automatiser les calculs. Cette phase comprend plusieurs étapes :

● analyser et préparer toutes les données qui généreront les calculs automatisés dans l’outil,

● entrer les données dans le logiciel,

● tester tous les calculs pour les fiabiliser.

Les contrôles et les alertes

Une fois les informations et données chiffrées intégrées dans le logiciel de paie, le gestionnaire met en place des contrôles rigoureux avec des alertes à des points sensibles de la paie. Ils lui permettront de corriger des erreurs et de maîtriser les écarts possibles entre la DADS, le livre de paie et les bordereaux de charges. Il veillera également à concevoir un guide de procédures détaillé.

La paie exacte grâce à l’actualisation des paramètres

Les lois, les règlements et les conventions collectives évoluent régulièrement, entraînant des conséquences sur la paie. Le gestionnaire doit alors répercuter les changements au plus vite dans le logiciel.

La connaissance parfaite de son outil ou une veille réglementaire rigoureuse sont deux ingrédients essentiels pour réaliser une paie exacte et des déclarations annuelles sans fautes.

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Grâce à nos professionnels, votre paie sera entièrement sécurisée. Nous mettons à votre disposition notre expertise, des outils spécialisés, des contrôles stricts et une veille de tous les instants.

L’établissement de la feuille de paie répond à des exigences légales strictes et très complexes. De ce fait, les erreurs ne sont pas rares… L’audit de paie est la solution pour vérifier la conformité de tous les éléments de la paie, les corriger en cas de dérive et ainsi éviter les coûts inhérents à un contrôle de l’administration.

La feuille de paie, instrument ultra-sensible

L’établissement de la paie est un travail essentiel pour le climat social de l’entreprise. Les chefs d’entreprise le savent, la moindre erreur sur la feuille de paie ou un retard, même minime, dans sa remise peut faire éclater le mécontentement des salariés.

A cette insatisfaction,  peuvent se greffer des risques d’image pour l’entreprise et des risques juridiques et financiers, allant de poursuites au conseil des prud’hommes ou d’un redressement en cas de contrôle URSSAF… et des conséquences parfois graves pour l’équilibre d’une PME.

L’expertise n’évite pas toujours l’erreur

Pour une feuille de paie juste, le responsable de gestion doit allier une technicité et une expertise dans les domaines de la veille juridique et réglementaire, de la comptabilité et de l’informatique.

Malgré tout, les erreurs ne sont pas rares. En effet, selon une étude d’Atequacy, sur 200 entreprises de plus de 50 salariés de tous secteurs, 1 PME sur 2 contrôlée en 2013 a subi un redressement URSSAF.

Les causes premières concernaient les allègements Fillon dont les évolutions ont été mal appliquées, les frais professionnels et les avantages en nature. C’est dire la complexité de la mission du gestionnaire.

Ajoutons que les sommes réclamées peuvent être considérables puisqu’elles vont de moins de 10 000 € à plus de 500 000 €.

L’audit de paie, une démarche responsable

Si certaines PME disent considérer le contrôle URSSAF comme « un audit comme les autres » qui leur permet de renouer avec les bonnes pratiques, c’est oublier le coût qu’il peut représenter.
Alors, plutôt que de subir le stress, la perte de temps et les coûts engendrés par un contrôle, il est plus intéressant d’opter pour une démarche responsable et faire réaliser un audit de paie par un cabinet spécialisé.

L’audit de paie en 5 points clés

Auditer la paie, c’est vérifier la conformité des opérations de paie, identifier les éventuelles erreurs ou dérives et préconiser des actions correctives.

Les principales missions de l’auditeur :

1/Il réunit les informations lui permettant de connaître l’entreprise :

- ses spécificités, ses métiers, son organisation, les conditions de travail,

- son environnement : la convention collective, les usages de la profession, les accords d’entreprise, les fiches de postes, les contrats du personnel…

2/Muni de ces éléments, il constitue un échantillon représentatif de feuilles de paie à contrôler.

3/ Il vérifie la bonne application des textes juridiques et réglementaires en vigueur au moment de l’audit :

- la fiscalité : loi Fillon, CSG, CRDS, cotisations URSSAF…

- les accords collectifs,

- les éléments de salaire : cotisations aux organismes sociaux, retenues, avantages en nature,

- les cotisations aux régimes de retraite et de prévoyance,

- les événements de la vie du salarié : absences, soldes de tout compte…

- le formalisme de la feuille de paie : contenu, mentions interdites, facultatives, obligatoires.

4/ Il rédige un rapport de la situation et des préconisations d’actions correctives à l’attention de l’entreprise.

5/ Il apporte aide et conseil à son client pour leur mise en œuvre.

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Au moment où vous nous confiez la gestion de votre paie, nous réalisons un audit de paie systématique, de manière à « repartir du bon pied ».

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